Papierloos huis

Hoewel de eerste stappen naar een papierloos huis al een paar jaar geleden zijn gezet, durf ik nu pas een voorzichtige conclusie te trekken.

Laat ik beginnen met de aanleiding:

Ik ben chaotisch en toch heeft de taakverdeling in huis ertoe geleid dat ik ondanks deze tekortkoming het grootste deel van de administratie voor mijn rekening neem. Gevolg was dat facturen regelmatig te laat betaald werden en dat we het grootste deel van de administratieve inspanningen besteedden aan het zoeken in stapels papieren die overal door het huis verspreid lagen. Tijd voor actie dus.

Om een einde te maken aan de administratieve chaos heb ik me een paar jaar geleden voorgenomen om alles te gaan scannen. Met scannen alleen ben je er echter niet. Om documenten terug te vinden moet je immers nog steeds alles in mappen stoppen en rubriceren anders eindig je in dezelfde chaos als in het papieren tijdperk. Wat je dus eigenlijk nodig hebt is een DMS ofwel een Document Management Systeem. 2 jaar geleden ben ik begonnen met het testen van de verschillende (gratis) mogelijkheden. Nu heb ik professioneel wel enige ervaring met DMS’jes maar de eisen voor huis- tuin en keukengebruik liggen toch iets anders:

  • Het DMS moet gemakkelijk in gebruik zijn
  • Het aantal handelingen om een document aan het DMS toe te voegen moet tot een minimum beperkt zijn
  • Het moet laagdrempelig in gebruik zijn
  • Digitale informatie zoals e-mail moet, zonder al teveel extra handelingen, toe te voegen zijn. Neem het voorbeeld van concertkaartjes die je via ticketservice bestelt, deze komen digitaal binnen en pas maanden daarna heb je ze nodig.
  • Documenten moeten gemakkelijk terug te vinden zijn. Dit klinkt simpeler dan het is. Ook weer een voorbeeld: In de logica van Daan zou een jaaropgaaf van de hypotheeklasten in de map Hypotheken opgeborgen worden. In mijn logica zou dit de map belastingen moeten zijn omdat ik het nodig heb voor de belastingaangifte.
  • Documenten moeten vanaf verschillende platforms benaderbaar zijn. We hebben thuis een netwerk met Mac en Linux computers. De webserver draait onder Linux en de mediaserver onder Mac OSX. Sinds vorige week komt Windows thuis gelukkig niet meer voor maar ook daarmee moet rekening gehouden worden. Daarnaast maken we gebruik van Android op de mobiele telefoons en van IOS op de Ipad.
  • Het moet enigszins stabiel zijn.
  • De systeemeisen moeten zo laag mogelijk zijn. We beschikken immers niet over de servercapaciteit waarover een grotere organisatie beschikt.
  • Het moet bij voorkeur Open Source (gratis) zijn.

Nu zijn er 2 omvangrijke applicaties die claimen aan al deze eisen te voldoen nl. Alfresco en Knowledgetree. Beide producten heb ik daarom in een testomgeving geinstalleerd en uiteindelijk weer verwijderd. De redenen:

Alfresco kan alles als je maar investeert. Geen probleem voor een middelgroot tot groot bedrijf maar de doelstelling is dat een DMS tijd bespaard. Deze tijd wil ik niet investeren in het bouwen van interfaces en het hacken in Java om alles naar mijn hand te zetten. Knowledgetree kent een Open Source variant maar daarin zijn een paar essentiele mogelijkheden (waaronder de scanfunctionaliteit) uitgeschakeld. Voor € 6000,- kun je de volledige versie kopen. Je raadt het al: Over 6000 jaar zullen we er nog eens over nadenken.

Totdat ik per toeval op Evernote stuitte.

dump_evernote


Eigenlijk is evernote niets meer dan een opslagplek voor alle soorten notities. De grap zit ‘m in de slimheid waarmee Evernote met die notities om gaat waardoor het bij uitstek geschikt is als DMS. En wat helemaal leuk is, Evernote kan nog veeeeel meer. Op de volgende pagina zal ik uitleggen hoe e.e.a. werkt.

Hoe het werkt:

Om te beginnen met Evernote kun je je gewoon aanmelden op de site http://www.evernote.com. Aanmelden is gratis maar kent wel beperkingen op het gebied van dataverkeer per maand. Met andere woorden: het maakt niet uit hoeveel je opslaat. Het enige dat telt is de hoeveelheid gegevens die je per maand naar Evernote kunt sturen. Met een gratis account ligt de limiet op 60 MB per maand. Omdat de betaalde versie nog een paar voordelen biedt zoals het kunnen doorzoeken van tekst binnen een pdf en de mogelijkheid om alle bestandstypen te kunnen synchroniseren, heb ik hier $ 45,- voor betaald.

Wat heb je nodig?

In principe zou je kunnen volstaan met de website van Evernote. Het mooie is echter dat er ook Windows, Mac, Linux, Android en IOS versies van zijn. Al deze versies bieden in principe hetzelfde: snel en gemakkelijk toegang tot al je bestanden. Natuurlijk is het wel zo dat de desktop edities meer functionaliteit (kunnen) bieden dan een app voor je mobiele telefoon. Wat helemaal geweldig bleek te zijn is dat er ook bij de scanner (Canon P150) een Evernote onderdeeltje geleverd wordt. Hiermee kun je tegen je scanner zeggen dat hij rechtstreeks naar Evernote moet scannen.

Hoe richt je Evernote (of een ander DMS) in?

Het eerste waar je even aan moet wennen is dat je moet stoppen met denken in een mapstructuur. Documenten kunnen immers verschillende onderwerpen hebben waardoor ze in verschillende mappen tegelijkertijd zouden moeten worden opgeslagen. Een DMS lost dat anders op. Door trefwoorden of labels aan een document toe te voegen (zg. tags) kan een document verschillende onderwerpen hebben. Deze labels worden vervolgens in een mapstructuur weergegeven waardoor je toch het gevoel hebt dat je met een soort Windows Verkenner te maken hebt. Specifiek voor Evernote (maar dat zou ik voor ieder DMS aanraden) heb ik wel een map aangemaakt die ik “Dropzone” genoemd heb. Hierin komen alle documenten waaraan nog geen trefwoorden zijn toegekend. Zodra je deze trefwoorden hebt toegewezen aan een document, kun je het document naar het DMS slepen. Op deze manier weet je altijd welke documenten je nog moet labelen. Nu komt het mooie: Je kunt meerdere labels aan een document koppelen  zodat je het altijd terug zult vinden. Sterker nog, de betaalde versie (en hiervoor heb ik best € 40,- per jaar over) ondersteunt karakterherkenning zodat ook het zoeken door de inhoud van documenten razendsnel gaat.

Nadelen:

Hoe lyrisch ik ook mag klinken, een stemmetje in mijn achterhoofd blijft fluisteren dat je je hele administratie, al je persoonlijke documenten op Internet hebt gegooid. En hoewel ik dat stemmetje weet te sussen met de opmerking dat wij tussen al die duizenden accounts helemaal niet interessant zijn. Maar of dat verstandig is?

Geef een reactie

Sluit Menu